Datenschutzerklärung

Inhaltsverzeichnis

Wozu dient diese Datenschutzerklärung?

Der Schutz Ihrer Daten und insbesondere Ihrer Privatsphäre ist der Schweizerischen Vereinigung Morbus Bechterew (kurz «SVMB», nachfolgend wir/uns) ein wichtiges Anliegen. Das Ziel dieser Datenschutzerklärung ist es, Sie darüber zu informieren, wie und wozu wir Ihre Personendaten erheben, bearbeiten und verwenden. Dies betrifft sowohl die Daten, die durch den Gebrauch unserer Websites bzw. durch die Nutzung unserer Online-Dienste erhoben werden, als auch die Daten, die wir für die Erfüllung unserer Dienstleistungen benötigen.

Sie ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt vom Einzelfall ab.

Für wen ist diese Datenschutzerklärung bestimmt?

Diese Datenschutzerklärung gilt für alle Personen, deren Daten wir bearbeiten und ist unabhängig davon, wie Sie mit uns in Kontakt treten. Dies betrifft in erster Linie Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren (potenziellen) Mitglieder erheben. Insbesondere können die Datenbearbeitungen auch folgende Kategorien von Personen betreffen:

Geschäftspartner*innen;
Kund*innen des Online-Shops;
Besucher*innen der Websites www.bechterew.ch und www.rheumafit.ch;
Abonnent*innen des Infoletters;
Teilnehmer*innen von Anlässen und Reisen;
Stellenbewerber*innen;
Personen, die uns schreiben oder auf andere Weise Kontakt aufnehmen.

Wer ist für die Datenbearbeitung verantwortlich?

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen ist:

Schweizerische Vereinigung Morbus Bechterew
Leutschenbachstrasse 45
8050 Zürich

Telefon: 044 272 78 66
E-Mail: mail@bechterew.ch

Bei datenschutzrechtlichen Anliegen können Sie uns diese über die obigen Kommunikationskanäle mitteilen.

Welche Personendaten werden bearbeitet?

Für die Durchführung unserer Geschäftsprozesse werden verschiedene Kategorien an Personendaten bearbeitet. Mit «Bearbeitung» ist die Benutzung der Daten für die Durchführung der jeweiligen Geschäftsprozesse aber auch das Abspeichern auf unseren IT-Systemen gemeint. Im Folgenden sind alle darin betroffenen Kategorien an Personendaten gelistet.

Anmelde- und Stammdaten

Für das Einloggen in das Mitglieder-Portal sowohl auf www.bechterew.ch, als auch auf www.rheumafit.ch, werden Anmeldedaten bearbeitet. Diese beinhalten lediglich die E-Mail-Adresse, sowie das Passwort.

Viele unserer Dienstleistungen machen Gebrauch von Kontakt- bzw. Stammdaten. Zu diesen gehören unter anderem:

Anrede, Vor- und Nachname, Geschlecht, Geburtsdatum, Sprache;
Adresse, E-Mail-Adresse, Telefonnummer;
Mitgliedernummer;
Datum von Eintritt in die Vereinigung;
Angaben zu Teilnahme an Anlässe und Reisen;
Angaben zu Teilnahme an Gruppentherapien;
Angaben über Ihre Beziehung zu uns (Kund*in, Geschäftspartner*in etc.).

Vertragsdaten

Wir schliessen diverse Verträge mit Kund*innen und Geschäftspartner*innen ab. Im Zusammenhang mit diesen werden auch Personendaten bearbeitet. Beispiele dazu sind Kaufverträge, Leistungsverträge (für Sponsoren) oder sonstige Vertragsdaten, die gemäss den Vereinsstatuten aufkommen.

Kommunikationsdaten

Wir bieten mehrere Möglichkeiten an, um mit uns in Kontakt zu treten, beispielsweise per E-Mail, Telefon, oder via unserem Kontaktformular. Die Kommunikationsinhalte werden von uns bearbeitet und können folgende Daten beinhalten:

Name und Kontaktangaben;
Inhalt von E-Mails, Chat-Nachrichten, Social-Media-Posts und deren Kommentare;
Antworten auf diverse Umfragen;
Angaben zu Art und Zeit der Kommunikation.

Transaktionsdaten

Gewisse Geschäftsprozesse erfordern den Einsatz von Transaktionen und Buchungen. Zum Beispiel bei der Bezahlung des jährlichen Mitglieder-Beitrags oder beim Eingang einer Spende werden solche Transaktionsdaten erhoben. Auch Zahlungen, die wir mit unseren Geschäftspartner*innen tätigen, sind darin miteinbegriffen. Es können unter anderem folgende Daten bearbeitet werden:

ESR-Identifikationsnummer und Betrag der Rechnung;
Rechnungs- und Fälligkeitsdatum;
Status der Transaktion;
Zahlungsmittel.

Technische Daten

Die technischen Daten entsprechen hauptsächlich Daten, die beim Gebrauch unserer Websites erhoben werden. Beispiele dafür sind Statistiken über die Nutzung der Websites (via Google Analytics) oder Server-Log-Dateien. Mehr Details dazu können im Abschnitt über «Cookies und ähnliche Technologien» gefunden werden, welches auch Teil dieser Datenschutzerklärung ist.

Bewerbungsunterlagen

Interessenten für Stellen bei der Schweizer Vereinigung Morbus Bechterew übermitteln in der Regel einen Lebenslauf, ein Motivationsschreiben und in einzelnen Fällen noch zusätzliche Unterlagen. Diese werden auch als Personendaten klassifiziert und daher als solche bearbeitet.

Besonders schützenswerte Personendaten

Einige Personendaten werden gesetzlich als besonders schützenswert eingestuft. Im Allgemeinen können diese als Personendaten angesehen werden, die sensitiver sind als die oben beschriebenen Kategorien. Darunter zählen zum Beispiel Daten über religiöse oder politische Ansichten, Daten über die Gesundheit, die Intimsphäre, oder die Zugehörigkeit zu einer Ethnie.

Im Rahmen unserer Dienstleistungen können Mitglieder uns freiwillig besonders schützenswerte Personendaten übermitteln. Diese sind entweder Gesundheitsdaten, ärztliche Verordnungen oder juristische Daten und werden mit grösster Sorgfalt behandelt.

Woher stammen die Personendaten?

Überlassene Daten

Hierbei handelt es sich um Daten, die Sie uns selbst bekannt geben. Sie überreichen uns diese explizit, indem Sie zum Beispiel Anmelde- oder Kontaktformulare ausfüllen und abschicken. Betroffen darunter sind die Anmelde- und Stammdaten, Kommunikationsdaten, Bewerbungsunterlagen, und die besonders schützenswerten Personendaten.

In der Regel ist die Bereitstellung ihrer Daten freiwillig und sie werden nur mit Ihrer Einwilligung bearbeitet. Gewisse Daten wie zum Beispiel obligatorische Stammdaten müssen jedoch bearbeitet werden, damit wir Verträge und die damit verbundenen Pflichten erfüllen können, oder weil dies gesetzlich vorgeschrieben ist. Beispielsweise sind wir gesetzlich dazu verpflichtet ein Verzeichnis der Vereinsmitglieder zu führen, welches mindestens Vor- und Nachname sowie die Adresse von jedem Mitglied enthält. Zudem erfassen wir die Telefonnummer und die Mail-Adresse, um die jeweiligen Personen besser erreichen zu können. Zudem hat man die Möglichkeit, das Geburtsdatum anzugeben. Mit dieser Information können statistische Auswertungen vorgenommen werden, damit Dienstleistungen z.B. nach Alterskategorien angeboten werden können.

Erhobene Daten

Anders als bei den überlassenen Daten werden hier Personendaten von uns selbst oder automatisch erhoben. Das heisst, Sie geben uns diese nicht explizit bekannt, aber durch Ihre Tätigkeiten auf beispielsweise unserer Website können wir diese Daten dennoch erhalten. Betroffen davon sind die Kategorien der Transaktionsdaten und der Technischen Daten.

Zu welchen Zwecken bearbeiten wir Personendaten?

Kommunikation und Information

Damit wir auf diverse Anliegen eingehen und den bestmöglichen Service für Mitglieder anbieten können, möchten wir mit Ihnen in Kontakt bleiben. Dazu verwenden wir die erhobenen Kommunikations- und Stammdaten, um Anfragen zu beantworten und bei Rückfragen Kontakt aufnehmen zu können. Wir benötigen diese Daten ebenfalls, damit wir Sie schriftlich kontaktieren können, um Ihnen diverse Informationen rund um die Vereinigung, wie zum Beispiel den Jahresbericht oder unsere Zeitschrift, zuzusenden.

Vertragsabwicklung

Damit wir unsere Verträge schliessen und einhalten können, ist die Bearbeitung von Personendaten erforderlich. Dies betrifft sowohl Daten der Mitglieder als auch unserer Geschäftspartner*innen, insbesondere die Kategorien der Transaktions- und Stammdaten. Konkrete Beispiele von Bearbeitungen sind:

Erbringung vertraglich vereinbarter Leistungen (Lieferungen, Dienstleistungen, Sponsoren etc.);
Abrechnung von Leistungen bzw. generell die Buchführung;
Nachweis erbrachter Leistungen.

Einhaltung rechtlicher Anforderungen

Das Schweizer Recht stellt einige Anforderungen, welche wir erfüllen müssen. In Zusammenhang mit diesen können ebenfalls Personendaten bearbeitet werden, damit wir unsere rechtlichen Pflichten einhalten und gegen keine Gesetze verstossen. Dazu gehört unter anderem:

Entgegennahme und Bearbeitung von Beschwerden und anderen Meldungen;
Gewährleistung der rechtlich gebotenen Datensicherheit;
Erfüllung von Auskunfts- Informations- oder Meldepflichten.

Infoletter

Wenn Sie sich für unseren Infoletter mit Ihrer E-Mail-Adresse angemeldet haben, speichern und nutzen wir Ihre E-Mail-Adresse für die Übersendung unseres Newsletters mit Informationen und Werbung über uns, bis Sie sich von unserem Newsletter abgemeldet haben. Am Ende jeder E-Mail unseres Infoletters ist ein Abmeldelink enthalten. Nach der Abmeldung werden Ihre Daten nach einem Monat endgültig gelöscht.

Für unseren Infoletter-Service nutzen wir den Newsletter-Dienst «CleverReach» der CleverReach GmbH & Co. KG, Mühlenstraße 43, 26180 Rastede, Deutschland

Wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse für den Erhalt des Infoletters eintragen, wird diese zunächst bei CleverReach für den Zweck gespeichert, dem Inhaber eine E-Mail zuzusenden, in der er/sie die Anmeldung zu dem Infoletterversand bestätigen kann («Double-Opt-In»). Nach einer solchen Bestätigung wird die E-Mail-Adresse dauerhaft bei CleverReach gespeichert, bis sie sich vom Infoletterempfang abgemeldet haben oder sie von uns gelöscht wird. CleverReach speichert das Datum der Anmeldung sowie die IP-Adresse (für 7 Tage), unter der die Anmeldung erfolgt ist. Eine weiterführende Nutzung ihrer IP-Adresse erfolgt nicht.

Dienstleistungen

Wir möchten die mit der Mitgliedschaft verbundenen Dienstleistungen bestmöglich anbieten können. Dies betrifft insbesondere die offerierten Beratungsgespräche, die Durchführung der Gruppentherapien, und die Organisation von Anlässen und Reisen. Auch die Auslieferung von Bestellungen aus dem Online-Shop ist hier miteinbegriffen. Für die Dienstleistungen verwenden wir ebenfalls die erhobenen Stamm- und Kommunikationsdaten und gegebenenfalls die freiwillig übermittelten besonders schützenswerten Daten. Zum Beispiel können unsere Fachkräfte mithilfe der Gesundheitsdaten eine bessere Auskunft für die medizinische Beratung geben. Der Zweck zur Durchführung der Dienstleistungen ist stark mit dem der Vertragsabwicklung verknüpft.

Webinare

Wir bieten regelmässig Webinare an, um Mitglieder über Bechterew zu informieren. Für die Anmeldung verwenden wir die angegebene E-Mail-Adresse, damit wir Ihnen den Einladungslink und sonstige Informationen zusenden können (z.B. die Slides). Andere Teilnehmende können gegebenenfalls Ihre Stimme hören und Ihr Gesicht sowie Ihren Namen sehen, sofern Sie die Kamera und das Mikrofon aktiviert haben und Ihren Namen nicht mit einem Pseudonym ersetzt haben. Zusätzlich besteht die Möglichkeit, dass das Webinar aufgezeichnet wird, einerseits für interne Qualitätskontrollen, andererseits damit wir es Ihnen zum Nachschauen verfügbar machen können. Es kann passieren, dass andere Teilnehmende Screenshots oder Ähnliches während des Webinars machen, auf welchen Sie eventuell zu erkennen sind. Wir bitten Sie ausdrücklich darum, auf das Erstellen von Bildschirmfotos (Screenshots) und -Videos, auf denen andere zu erkennen sind, zu verzichten.

Für die Durchführung der Webinare wird die Plattform «Teams» verwendet. «Teams» ist ein Dienst der Microsoft Corporation, One Microsoft Way, Redmond, WA 98052-6399, USA. Die Datenschutzerklärung dazu finden Sie hier: Datenschutzerklärung von Microsoft – Microsoft-Datenschutz

Weitere Zwecke

Personendaten verwenden wir ebenfalls, damit wir unsere angebotenen Dienstleistungen fortlaufend verbessern können. Dies betrifft vor allem Kommunikationsdaten, wie zum Beispiel die Resultate von Umfragen, aber auch statistische Daten unserer Websites. Mithilfe dieser erhobenen Personendaten können wir zum Beispiel zielorientierter neue Projekte starten und die User-Erfahrung unserer Websites verbessern. Anonymisierte Gesundheitsdaten können ebenfalls freiwillig und auf Einwilligung der betroffenen Person zur Forschung von Morbus Bechterew-relevanten Themen verwendet werden.

Auf welchen Rechtsgrundlagen bearbeiten wir Personendaten?

Für die verschiedenen von uns vollzogenen Datenbearbeitungen können unterschiedliche Rechtsgrundlagen zutreffen. Dies hängt vom Einzelfall ab. Wir bearbeiten Ihre Daten nach Treu und Glauben sowie den in dieser Datenschutzerklärung festgelegten Zwecken. Die meisten beruhen auf Ihre Einwilligung, die Sie uns erteilen und jederzeit widerrufen können. Zum Beispiel müssen Sie bei unserem Infoletter mittels der Checkbox im Anmeldeformular und auch zusätzlich durch die Bestätigungsmail einwilligen, dass wir Ihre Daten für diesen Zweck verwenden dürfen. Bevor Sie dies gemacht haben, werden wir diese Daten nicht bearbeiten und dementsprechend Ihnen auch keinen Infoletter zusenden. Andere relevante Rechtsgrundlagen sind die Bearbeitung zur Erfüllung eines Vertrags (oder vorvertragliche Massnahmen) mit betroffenen Personen und das Einhalten von Rechtsvorschriften.

Wem geben wir Ihre Personendaten weiter?

Wir setzen im Rahmen unserer Geschäftsprozesse einige Dienstleister ein, an die Ihre Personendaten übermittelt werden. Zum Teil ist dies zwingend im Rahmen der Vertragsabwicklung, zum Beispiel wenn wir eine Bestellung zu Ihnen nach Hause liefern müssen. Dazu zählen unter anderem die IT-Provider (für Cloud-Services etc.), Lieferanten, Zahlungsdienstleister und Geschäftspartner. Diese Dienstleister werden als sogenannte «Auftragsbearbeiter» bezeichnet und bearbeiten die Personendaten nach unseren Instruktionen und treffen geeignete Massnahmen zur Datensicherheit. Die Auftragsbearbeitung ist vertraglich durch sogenannte «Auftragsbearbeitungsverträge» geregelt, welche sie auch zur Einhaltung des Datenschutzes zwingt. In manchen Fällen können Ihre Personendaten auch an sonstige Dritte übermittelt werden, die keine Auftragsbearbeiter sind. Dies kann der Fall sein, wenn wir Anlässe und Reisen organisieren, oder wenn wir mit Ihrer Einwilligung Gesundheitsdaten zum Zweck der Forschung bereitstellen.

Werden Ihre Personendaten ins Ausland übermittelt?

In den meisten Fällen bearbeiten und speichern wir Ihre Personendaten nur in der Schweiz oder im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), welches durch das DSGVO ein gleich starkes Datenschutzgesetz besitzt. Wenn wir Personendaten an unsere Auftragsbearbeiter (z.B. CleverReach für Infoletter) weitergeben, besteht die Möglichkeit, dass diese ins Ausland übermittelt werden. Insbesondere bei internationalen Konzernen (Microsoft, Google etc.), die wir für IT-Services verwenden, können Fälle auftreten, in denen Daten ausserhalb des EWRs gelangen. Es ist jedoch möglich zu definieren, wo die Daten in der Cloud abgespeichert werden, und wir haben sichergestellt, dass die Server-Standorte sich hauptsächlich in der Schweiz befinden.

Falls Daten in ein Land übermittelt werden, welches schwächere Gesetze als die der Schweiz oder des EWRs aufweist, stellen wir den Schutz Ihrer Personendaten in angemessener Weise sicher. Dies erreichen wir durch Verträge, die von der Europäischen Kommission und dem EDÖB genehmigt, ausgestellt oder anerkannt wurden, sogenannte Standardvertragsklauseln. Diese verpflichten den Empfänger der Daten zum Einhalten des anwendbaren Datenschutzes. Ausserdem haben wir zusätzliche Massnahmen getroffen, die den Zugriff der Daten ausserhalb des EWRs verhindern.

Wie lange bewahren wir Ihre Personendaten auf?

Im Allgemeinen bewahren wir Personendaten so lange auf, wie sie zur Erfüllung des jeweiligen Zwecks erforderlich sind bzw. für die Dauer der Vertragsabwicklung. Falls zusätzlich gesetzliche Pflichten gelten, kann die Aufbewahrungsdauer länger sein als was notwendig wäre, um den ursprünglichen Zweck zu erfüllen. Insbesondere für geschäftliche Kommunikation, abgeschlossene Verträge und Buchungsbelege müssen wir Personendaten bis zu 10 Jahre aufbewahren. Falls keine gesetzlichen Pflichten gelten, haben wir für die verschiedenen Datenbearbeitungen Löschfristen definiert, die nach der Erfüllung des Zwecks beginnen. Beispiele davon sind:

Bei der Kündigung der Mitgliedschaft wird Ihr Online-Konto auf der Website innerhalb von einem Jahr gelöscht;
Nach Vollendung des Bewerbungsprozesses werden Ihre Bewerbungsunterlagen innerhalb von einem Jahr gelöscht;
Technische Daten (z.B. Cookies) werden in der Regel innerhalb zwei Jahren oder kürzer gelöscht;
Nach Abmeldung vom Infoletter wird Ihre E-Mail nach einem Monat gelöscht.

Wie schützen wir Ihre Personendaten?

Wir haben technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen getroffen, um den Schutz Ihrer Personendaten bestmöglich garantieren zu können. Dies betrifft vor allem die Sicherheit unserer IT-Systeme und Netzwerkinfrastruktur, bei denen wir unberechtigten Zugriff und Missbrauch verhindern wollen. Beispiele konkreter Massnahmen sind die Verschlüsselung der Daten, Zugriffsbeschränkungen und Backups. Die organisatorischen Massnahmen beinhalten vor allem Weisungen und Schulungen der Mitarbeiter*innen, um diese auf den Datenschutz und den korrekten Umgang Ihrer Personendaten zu sensibilisieren. Wir verpflichten auch unsere Auftragsbearbeiter technische und organisatorische Massnahmen zu treffen, so dass diese ebenfalls eine angemessene Datensicherheit gewährleisten können.

Unsere Websites nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von «http://» auf «https://» wechselt und am Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile. Wenn die SSL- bzw. TLS-Verschlüsselung aktiviert ist, können die Daten, die Sie uns übermitteln, von Dritten nicht mitgelesen werden.

Wie alle anderen Unternehmen können wir den Schutz Ihrer Daten nicht mit absoluter Sicherheit gewährleisten; einige Restrisiken bleiben vorhanden. Die Datensicherheit ist ein kontinuierlicher Prozess und wir arbeiten fortlaufend daran diese auf dem bestmöglichen Stand zu halten.

Setzen wir Profiling und automatisierte Einzelentscheidungen ein?

Unter «Profiling» versteht man das automatisierte Bearbeiten von Personendaten, um Profile zu erstellen, welche dann den betroffenen Personen zugewiesen werden. Diese Profile widerspiegeln dann zum Beispiel Interessen oder Präferenzen und erlauben es beispielsweise für die betroffene Person angepasste Werbung oder Infoletters zu verschicken. Automatisierte Einzelentscheidungen sind Entscheidungen, die ohne menschlichen Einfluss und vollständig automatisiert getätigt werden. Diese Entscheidungen haben rechtliche Konsequenzen für die betroffene Person oder beeinträchtigen diese in einer anderen Weise erheblich.

Wir setzen weder Profiling noch automatisierte Einzelentscheidungen im Rahmen unserer Geschäftsprozesse ein.

Welche Rechte haben Sie bezüglich der Bearbeitung Ihrer Personendaten?

Sie haben gemäss den geltenden gesetzlichen Bestimmungen bezüglich des Datenschutzes jederzeit das Recht auf:

Auskunft über Ihre gespeicherten Personendaten;
Berichtigung Ihrer Personendaten, falls diese unvollständig oder falsch sind;
Löschung oder Anonymisierung Ihrer Personendaten;
Einschränkung der Bearbeitung Ihrer Personendaten;
Erhalt und Weitergabe Ihrer Personendaten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format;
Widerrufung einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, soweit eine Bearbeitung auf einer Einwilligung beruht.

Es können Ausnahmen zu diesen Rechten bestehen, falls diese zum Verstoss anderer gesetzlichen Pflichten (wie zum Beispiel gesetzliche Aufbewahrungspflicht) führen würden. Falls Zweifel an Ihrer Identität besteht, so können diese Rechte im Einzelfall eingeschränkt oder ausgeschlossen sein, bis Sie diese nachgewiesen haben.

Aktualisierungen

Es ist möglich, dass diese Datenschutzerklärung mit der Zeit Aktualisierungen erhält, im Falle, dass sich die Rechtsvorschriften ändern. Auch neue oder veränderte Datenbearbeitungen können zu Änderungen dieser Datenschutzerklärung führen. Falls diese Änderungen erheblich sind und es mit verhältnismässigem Aufwand möglich ist, werden wir alle betroffenen Personen benachrichtigen, dessen E-Mail wir erhoben haben.

Cookies und ähnliche Technologien

Cookies

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Stand: 5. August 2024 (Version 1.3)